Ewidencja tworzona w programie oparta jest na obiektowo zorientowanym projekcie, w którym elementy są relacyjnie łączone ze sobą. Zestawy przechowują Urządzenia i Oprogramowanie, dzięki czemu możliwe jest wykonywanie przesuwania jednym ruchem całego kompletu elementów pomiędzy pracownikami. Użytkownik symbolizuje pracownika firmy i jest obiektem najwyższym w hierarchii. Użytkownik dynamicznie lokalizuje przypisane do niego obiekty za pośrednictwem właściwości Lokalizacja, Dział, Sekcja i Numer pokoju. Licencja obsługuje relacje przypisania zarówno w trybie licencji na oprogramowanie jak i w trybach CAL i OEM. Materiały eksploatacyjne można łączyć z dowolnymi elementami ewidencji. Dokumenty zakupu i gwarancji to obiekty tworzące relacje z materialnymi elementami ewidencji i licencjami.
Ewidencja sprzętu komputerowego – struktura
Polecane wpisy
Ewidencja wyposażenia firmy
Tradycyjna ewidencja i inwentaryzacja IT to ewidencja sprzętu i oprogramowania, licencji, komputerów i materiałów eksploatacyjnych. Program dzięki swojej obiektowej strukturze pozwala także na ewidencję i inwentaryzację telefonów, narzędzi czy dowolnego innego wyposażenia firmy. Obiekt Zestaw w aplikacji może być dowolnym zestawem grupującym urządzenia i oprogramowanie.
- Zestaw telefoniczny (dołączamy do niego urządzenia: aparat, bateria i karta SIM).
- Zestaw dysków USB (dołączamy do niego kilka dysków, które używa pracownik).
- Zestaw sieciowy (przykładowe urządzenia dołączone: router, switch i etc.).
- Zestaw narzędzi (dołączamy do niego dowolne narzędzia jako urządzenia).
Zestawem może więc być wszystko czego chcemy i co będzie stanowiło kontener dla innych urządzeń i/lub oprogramowania. Dzięki temu podejściu tworzona ewidencja nie jest niczym ograniczona. Po co tworzyć zestawy? By jednym ruchem móc przydzielać i odłączać od pracownika całą grupę przypisanych urządzeń, oprogramowania i licencji. To ogromnie upraszcza i znacznie przyspiesza codzienną ewidencję.
Praca wielostanowiskowa
Czy Pani księgowa w Twojej firmie chce mieć dostęp do danych ewidencji? To nie problem, ponieważ Ewida Standard jest oprogramowaniem zaprojektowanym do pracy sieciowej – wielostanowiskowej. Wystarczy w ustawieniach bazy danych wybrać dowolny serwer MS SQL (także wersje bezpłatne MS SQL Express). Następnie wprowadzana jest nazwa dla bazy danych (program automatycznie utworzy tę bazę jeżeli nie istnieje). Ostatnim działaniem jest wybranie opcji tryb sieciowy by rozpocząć bezpieczny tryb pracy wielostanowiskowej. Tryb sieciowy zabezpiecza przed uszkodzeniem rekordy jednocześnie wprowadzane przez wielu użytkowników. Instancję programu instaluje się lokalnie i uruchamia w sesji lokalnej (tylko MS SQL instalowany jest na serwerze). Na każdym stanowisku, na którym program będzie działał w trybie pracy sieciowej należy aktywować osobną licencję.
Ewida Standard umożliwia także konfigurację uprawnień użytkowników. Dzięki temu można utworzyć spersonalizowane ustawienia praw dostępu do ewidencji. Tworzone są także login i hasło dla każdego pracującego w trybie sieciowym użytkownika.
Inwentaryzacja materiałów eksploatacyjnych
Inwentaryzacja materiałów eksploatacyjnych to bardzo ważny element każdej ewidencji sprzętu komputerowego i oprogramowania w firmie. Proces ten pozwala ustalić historię używanych materiałów eksploatacyjnych w dowolnych etapach czasowych (miesiąca, kwartału, roku czy dowolnym terminie). To umożliwia lepsze zarządzanie zasobami IT w firmie poprzez racjonalizację zakupów materiałów eksploatacyjnych. Aplikacja pozwala tworzyć i zarządzać dowolnymi typami materiałów eksploatacyjnych.
- Ewidencja i inwentaryzacja tuszy do drukarek.
- Ewidencja i inwentaryzacja tonerów do drukarek.
- Ewidencja i inwentaryzacja baterii i akumulatorów i innych.
Dzięki obiektowej strukturze ewidencji można tworzyć własne kategorie materiałów eksploatacyjnych. Materiały można przydzielać do dowolnych obiektów w ewidencji (użytkowników, zestawów, urządzeń i etc.). To powoduje, że zarządzanie zasobami IT w firmie, w części ewidencji materiałów eksploatacyjnych, nie jest niczym ograniczone.
Terminarz
Każde zarządzanie zasobami IT w firmie uwzględnia monitorowanie upływających terminów gwarancji urządzeń, oprogramowania i terminów licencji. Program do tego celu zapewnia specjalne, zadokowane na dole aplikacji, okno Terminarza. Okno Terminarza wyposażone jest w automatycznie ładowane i uaktualniane terminy.
- Ewidencja upływających terminów gwarancji.
- Ewidencja upływających terminów licencji na oprogramowanie.
- Ewidencja upływających terminów supportu licencji.
- Ewidencja upływających terminów dowolnych, stworzonych przez użytkownika terminów, powiązanych z urządzeniami, komputerami, oprogramowaniem i etc.
Terminarz ma wbudowane predefiniowane filtry pomagające w orientacji w upływających terminach. Możemy wybrać aktualny tydzień, poprzedni tydzień, aktualny miesiąc, poprzedni miesiąc i etc.
Ewidencja napraw sprzętu
Aplikacja umożliwia ewidencjonowanie każdej wykonanej naprawy sprzętu w firmie. Rejestrując naprawę komputera lub urządzenia, która nie jest jeszcze zakończona, program automatycznie zmienia statusy naprawianych urządzeń. Statusy przełączane są w stan „w naprawie” co powoduje ograniczenia w ruchu tymi elementami. Gdy rejestrujemy zakończenie naprawy statusy naprawianych elementów wracają do stanów właściwych. Status „w użyciu” ustawiany jest gdy element posiada przypisanie do zestawu lub użytkownika. Status „w zapasie” gdy dane urządzenie nie jest jeszcze inwentaryzowane jako aktywnie używane.
Proces rejestrowania naprawy umożliwia wprowadzenie dokładnych danych. Ewidencjonowany jest typ naprawy, serwis, dokumenty powiązane, dokładny opisu usterki i wykonane czynności, ilość roboczogodzin i koszty. Możliwe jest także dokonanie zmian we właściwościach naprawianego urządzenia oraz wydrukowanie protokołu naprawy zgodnie z własnym szablonem.
Ewidencja kosztów modernizacji
Oprogramowanie do inwentaryzacji sprzętu komputerowego posiada funkcję ewidencji kosztów modernizacji. Funkcjonalność ta umożliwia zarejestrowanie dowolnej modernizacji zarówno sprzętu jak i oprogramowania i licencji.
To rozwiązanie świetnie się sprawdza do ewidencji kosztów uaktualnień licencji na oprogramowanie wraz z kosztami przedłużenia ich wsparcia. Ewidencja kosztów modernizacji zapewnia także możliwość inwentaryzacji kosztów rozbudowy urządzeń i komputerów.
Inwentaryzacja modernizacji pozwala na bardzo szczegółową rejestrację wykonanych działań z dokładnym ich opisem. Ewidencja zawiera koszty, powiązane dokumenty zakupu i zmiany obowiązujących dat ważności w przypadku aktualizacji licencji. Umożliwia także stworzenie i wydrukowanie protokołu modernizacji zgodnie z własnym szablonem, dostosowanym do wymogów firmy.
Obsługa RODO w firmie i ogranizacji
Obsługa RODO w firmie i organizacji zintegrowana z kompleksową ewidencją IT. Rejestr zbiorów danych osobowych istniejących wewnątrz używanego oprogramowania. Rejestrowanie zgodnie z RODO użytkowników z dostępem do danych osobowych. Oprogramowanie do RODO umożliwia nadawanie uprawnień dostępu wskazanym użytkownikom (pracownikom) z wyszczególnieniem kategorii określonych w ustawie o RODO. Obsługa RODO zawiera także rejestr użytkowników, których dane osobowe znajdują się w zbiorach wraz z ich pozwoleniami na przetwarzanie danych osobowych.
- Rejestr zbiorów danych osobowych.
- Rejestr użytkowników z dostępem do danych osobowych.
- Rejestr utworzonych uprawnień na dostęp do danych osobowych.
- Rejestr użytkowników, których dane osobowe znajdują się w zbiorach.
- Rejestr utworzonych pozwoleń na przetwarzanie danych osobowych.
- Gotowe protokoły RODO z opcją pełnego dostosowania.
Import audytu z Ewida Audit
Oprogramowanie do inwentaryzacji Ewida Standard umożliwia tworzenie kompleksowej ewidencji wyposażenia firmy. Inwentaryzacja jest prowadzona manualnie przez jednego lub wielu użytkowników w sieci, z określonymi uprawnieniami dostępu do bazy.
Proces inwentaryzacji można jednak zautomatyzować w części elementów wykrywanych podczas audytu sieci w Ewida Audit.
- Inwentaryzacja komputerów PC.
- Inwentaryzacja urządzeń i podzespołów.
- Inwentaryzacja oprogramowania.
Aby zautomatyzować tworzoną inwentaryzację dla komputerów, urządzeń i oprogramowania należy wykorzystać eksport z programu Ewida Audit. Ewida Audit jest narzędziem do zdalnego audytu komputerów i monitorowania pracowników.
Ewida Audit + Ewida Standard
Ewida Audit i Ewida Standard to oprogramowanie zaprojektowane tak by można było używać go zarówno osobno i niezależnie jak i razem łącząc ich indywidualne cechy w kompleksowy system zarządzania zasobami IT w firmie.
Używaj Ewida Audit by wykonywać cykliczny audyt oprogramowania, monitorowanie komputerów i wsparcie działań helpdesk. Eksportuj wyniki audytu do bazy MS SQL w Ewida Standard i współdziel te dane z innymi użytkownikami rozszerzając ewidencję o materiały eksploatacyjne, urządzenia nie podłączone do sieci, telefony, narzędzia i pozostały sprzęt w firmie. Rejestruj naprawy, modenizacje, usługi i konserwacje.
