Program do RODO – Rejestr zbiorów danych osobowych

 

Program do RODO Ewida Standard. Poniżej prześledzimy krok po kroku procedurę rejestracji zbiorów danych osobowych znajdujących się w oprogramowaniu zainstalowanym na komputerach naszej firmy lub organizacji. Zobaczymy jak w łatwy i szybki sposób możemy:

 

• Wskazać jakie oprogramowanie zgodnie z RODO zawiera zbiory danych osobowych.
• Utworzyć i scharakteryzować dowolne zbiory danych osobowych zgodnie z wytycznymi RODO.
• Wskazać użytkowników mających dostęp do zbiorów danych.
• Utworzyć wymagane w RODO uprawnienia dostępu do danych i przydzielić je do użytkowników.
• Wskazać użytkowników, których dane osobowe występują w zbiorach danych.
• Utworzyć uprawnienia do przetwarzania danych osobowych dla użytkowników.

 

Zobacz także : RODO Oprogramowanie, Zestaw i Użytkownik – nowe zakładki we właściwościach

 

RODO Aplikacja Ewida Standard

 

Ewida Standard to nie tylko program do RODO, ale także system zaawansowanej ewidencji i inwentaryzacji sprzętu komputerowego w firmie. Aplikacja dystrybuowana jest jako darmowy program do RODO dla 10 komputerów. Pozwala na przetwarzanie danych na zasadzie relacyjnie powiązanych ze sobą obiektów takich jak Zestaw, Użytkownik, Urządzenie, Oprogramowanie, Licencja i Materiał eksploatacyjny.

 

Program do obsługi RODO pozwala na dodanie kolejnego poziomu ewidencji. Rozszerzona zostaje ewidencja oprogramowania o znajdujące się tam rejestrowane zbiory danych osobowych. Aby obsługę RODO maksymalnie uprościć przygotowaliśmy pojedynczy kreator tworzenia zbiorów danych, który obsługuje:

 

• Wiązanie oprogramowania ze zbiorami danych osobowych (dowolna ilość aplikacji może wskazywać na jeden lub wiele zbiorów danych osobowych).
• Tworzenie i rejestrowanie dowolnej ilości zbiorów danych osobowych dla jednego programu lub dla grupy programów.
• Wprowadzanie dowolnej ilości użytkowników mających dostęp do wskazanych zbiorów danych osobowych.
• Rejestrowanie uprawnień dostępu do zbiorów danych zgodnie z RODO.
• Wprowadzanie dowolnej ilości użytkowników, których dane osobowe występują w zbiorach danych.
• Rejestrowanie pozwoleń użytkowników na przetwarzanie danych osobowych.

 

Pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych oraz uprawnienia dostępu do danych osobowych możemy tworzyć zarówno indywidualnie dla każdego z użytkowników osobno jak i grupowo dla wskazanej grupy pracowników.

 

RODO Oprogramowanie zawierające zbiory danych

 

W pierwszym kroku wybieramy z naszej ewidencji oprogramowania te aplikacje, które zawierają zbiory danych osobowych, jakie będziemy już za chwilę tworzyli. Aby dodać oprogramowanie należy kliknąć przycisk (+) przy liście oprogramowania.

 

UWAGA : Wszystkie wskazane aplikacje będą współdzieliły tworzone zbiory danych osobowych. Jeżeli więc tworzymy różne zbiory danych dla różnych programów należy tworzyć je osobno (osobne uruchomienia kreatora).

 

 

Zbiory danych osobowych RODO

 

Następny krok to utworzenie zbioru danych osobowych jakie wskazane wyżej oprogramowanie zawiera. Możemy utworzyć dowolną ilość zbiorów danych osobowych. Należy pamiętać, że wszystkie będą współdzielone dla wskazanego wyżej oprogramowania.

 

Dostępne aktualnie właściwości charakteryzujące zbiór danych osobowych (mogą się zmieniać w przyszłości, zgodnie z kształtowaniem się przepisów o RODO w naszym kraju):

 

• Nazwa
• Typ
• Kategoria
• Zakres
• Zabezpieczenie technicznes
• Zabezpieczenie organizacyjne
• Tag
• Opis szczegółowy

 

 

WAŻNE : Jeżeli utworzymy kilka zbiorów danych dla wskazanego oprogramowania, dane widoczne po prawej stronie kreatora, a więc pracowników mających dostęp do zbioru i ich uprawnienia dostępu będą rejestrowane osobno. Pracownicy, których dane osobowe znajdują się w zbiorze i ich pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych także będą ewidencjonowane osobno dla każdego zbioru danych osobowych.

 

Program do RODO – Dostęp użytkowników do danych osobowych

 

Gdy mamy już wskazane oprogramowanie i utworzony zbiór danych osobowych możemy dodać użytkowników (pracowników), którzy mają do nich dostęp.

 

 

UWAGA : Zauważmy, że automatycznie do użytkowników mających dostęp do utworzonego zbioru zostaną zaliczeni użytkownicy z poniższych grup:

 

• Użytkownik, do którego przypisany jest Zestaw, na którym znajduje się wskazane Oprogramowanie.
• Użytkownik, do którego przypisane jest Oprogramowanie bezpośrednio (bez Zestawu – niezalecany sposób ewidencji).
• Wszyscy użytkownicy, którzy są zaewidencjonowani w trybie Powiązania użytkowego zarówno z zestawem zawierającym jak i z oprogramowaniem.

 

Ponadto możemy oczywiście dodać dowolną ilość innych pracowników mających dostęp do wskazanego zbioru.

 

Program do RODO – Uprawnienia dostępu do danych osobowych

 

W kolejnym kroku możemy zacząć wprowadzać uprawnienia dostępu do zbiorów danych osobowych (osobne dla każdego utworzonego zbioru). Uprawnienia dostępu możemy zarejestrować w dwóch trybach:

 

• Indywidualne uprawnienie dostępu do zbioru danych osobowych.
• Grupowe uprawnienie dostępu do zbioru danych osobowych.

 

Aby utworzyć uprawnienie indywidualne musimy mieć tylko jednego zaznaczonego pracownika. W przypadku uprawnienia grupowego musimy zaznaczyć co najmniej dwóch pracowników. Jak zobaczymy na obrazku poniżej, kreator będzie podpowiadał nam w opisach czy dane uprawnienie jest grupowe czy indywidualne.

 

 

Aby utworzyć uprawnienie dostępu do danych osobowych klikamy przycisk (+) widoczny na poniższym obrazku.

 

 

Dostępne aktualnie właściwości charakteryzujące uprawnienie dostępu do danych osobowych (mogą się zmieniać w przyszłości, zgodnie z kształtowaniem się przepisów o RODO w naszym kraju):

 

• Nazwa uprawnienia.
• Typ uprawnienia.
• Kategoria uprawnienia.
• Umowa związana z uprawnieniem.
• Zakres przetwarzania danych osobowych.
• Cel przetwarzania danych osobowych.
• Data wniosku o dostęp do danych osobowych.
• Akceptacja wniosku o dostęp do danych osobowych.
• Data rozpoczęcia dostępu do danych osobowych.
• Planowe zakończenie dostępu do danych osobowych.
• Administrator Danych Osobowych (ADO).
• Przekazanie danych na zewnątrz.
• Kontrahent zewnętrzny będący zewnętrznym Odbiorcą danych osobowych.
• Uwagi.

 

Znajdziemy tu także przycisk odpowiedzialny za wydruk Protokołu uprawnienia dostępu do danych osobowych oraz przycisk usunięcia tego uprawnienia.

 

Program do RODO – Dane użytkowników w zbiorach danych

 

Opisywany kreator rejestru RODO pozwala nam nie tylko zarejestrować pracowników z uprawnieniami dostępu ale także użytkowników, których dane osobowe wskazany zbiór zawiera. Analogicznie do uprawnień dostępu możemy tu także utworzyć i rejestrować pozwolenia na przetwarzanie danych osobowych.

 

Zobaczmy na obrazku poniżej obie zakładki uprawnień (dostępu i pozwolenia).

 

 

Dodawanie użytkowników, których dane osobowe zawierają się we wskazanych zbiorach jak i tworzenie pozwoleń na przetwarzanie danych osobowych wykonujemy analogicznie do opisywanych powyżej uprawnień dostępu do danych.

 

Spójrzmy teraz jak kreator podpowiada nam, że wskazany użytkownik ma już utworzone grupowe pozwolenie na przetwarzanie danych i w jaki sposób szybko je wyświetlić z automatycznym zaznaczeniem grupy.

 

 

Powyższy tutorial pokazał nam krok po kroku w jaki sposób wykonujemy rejestr danych osobowych zgodny z RODO w programie Ewida Standard. To oczywiście dopiero początek, już wkrótce pokażemy jak nowa funkcjonalność RODO została zintegrowana z całą ewidencją IT m.in.:

 

• Nowa zakładka RODO w oknach właściwości Zestawu, Użytkownika i Oprogramowania.
• Nowe dedykowane RODO protokoły.
• Rozszerzenie raportów szczegółowych.
• Nowe dedykowane RODO zestawienia zbiorów danych i uprawnień.
• Obsługa Terminarza w zakresie śledzenia dat wygasania uprawnień dostępu do danych osobowych i pozwoleń na przetwarzanie danych osobowych.

 

Zobacz także : RODO Oprogramowanie, Zestaw i Użytkownik – nowe zakładki we właściwościach

 

Zobacz także : Aplikacja RODO – Zestawienia RODO w Ewida Standard

 

Program do RODO Ewida Standard jest dostępny do pobrania jako bezpłatny program do ewidencji dla 10 komputerów w firmie lub organizacji.